COLUMN

新商品のPRに繋がるイベントがやりたい！社員に楽しんでもらえるイベントをやりたい！など、イベントを実施したいと思ったらまず何から始めればいいのでしょうか。イベントを企画する際の最も重要なポイントと、実施までの流れをご説明します。

 

イベントを企画するにあたり、最初に考えること

イベントを企画するにあたり、まず考えるべきはそのイベントを「なぜやるのか？」

ついついイベントで何をしよう？から考えてしまいがちですが、そこから考えてしまうと各決定項目における軸が決まりません。
集客？販促？ブランド認知？地域活性？コミュニケーション？顧客・社員の満足度向上？
誰に対して、どんな行動を引き起こしたいのか、どんな気持ちになってほしいのかを、できるだけ具体的に設定しましょう。この「目的」が曖昧なままだと、内容も集客も軸もブレてしまいます。逆に、目的がしっかりしていれば、イベント全体の設計が一貫してきます。

 

実施までの流れとチェックポイント

目的が固まったら、次は実施に向けた準備に進みます。
以下は基本的な流れとその中で考えるべきポイントです。

1.コンセプト・企画を立てる

イベントの目的を達成するための企画を考えます。ターゲットとなる顧客層を具体的にイメージすることで、ファミリー向けイベントなら週末の商業施設、アッパー層向けのイベントなら高級感のあるホテルなど、実施会場や時間、企画内容もイメージしやすくなります。

✓誰に来てほしいか（ターゲット設定）
✓イベント規模（来場者数想定）
✓いつ・どこでやるか（日時・会場）
✓どんな体験を届けたいか（具体的な企画内容）

 

2.実施体制と予算を組む

イベントのコンセプトと企画が決まったら、準備を開始します。企画が実施できる広さ、必要設備（ステージ・音響など）が揃った会場を予約し、運営担当者を設定、その他必要コストを見積もります。イベント会社、広告代理店、施工会社などに依頼することで、スムーズに進行することができます。

また、イベントにはトラブルが付き物です。全て予定通りに進行することが理想ですが、予期しないことが起こっても対応ができるよう、スケジュールや予算には十分に余裕を持たせておく必要があります。

✓会場（来場者数に合わせた規模・必要設備）
✓運営担当者の選定（社内）
✓協力会社の洗い出し
✓機材や演出、保険などのコストを見積もる
✓スポンサーや協賛の検討
✓スケジュール・WBSの設定
✓ゲスト（キャスティング有無・誰を呼ぶか）
✓来場者の参加費用（有料／無料）

 

3.集客・告知の計画・実施

イベント内容が決まってきたら、次は告知です。若者向けのイベントであればSNSを中心に、近隣住民向けのイベントであればポスティングを活用するなど、ターゲットに合わせたメディア選定、広告デザインが重要となります。告知をするタイミングも重要です。

会場が分かりにくい場所であれば地図を加えたり、「参加費無料」「特典あり」を強調するなど、ターゲット目線に立った告知を検討しましょう。

✓告知スケジュールの管理
✓イベントポスターやチラシの制作
✓告知に使用するメディアの船体（期間・場所・ターゲット）
✓告知物のデザイン制作
✓SNSでの告知
✓プレスリリースやメディア連携

 

4.各申請や当日運営の準備

会場やイベントの内容によっては、行政への申請が必要となります。事前に調べて、前もってスケジュールに落とし込んでおきましょう。当日の運営においても、事前の準備が最も重要です。会場を下見しレイアウトや動線を設定、緊急対応を含めた進行マニュアルを用意しておくとスムーズです。

✓屋外イベントの場合は行政への申請（道路占用、露店営業など）
✓飲食を伴うイベント・酒類の販売に関する保健所・税務署等への申請
✓会場レイアウト・動線の設定（搬入出・来場者・運営スタッフ）
✓マニュアル・進行台本の作成
✓緊急時の対応・連絡体制

 

5.設営・当日実施・撤収

いよいよイベント本番！来場者の動きを想定して案内板やサインを用意しておきましょう。会場によっては設営・撤去の時間が制限されているため、注意が必要です。

✓会場内の案内板・サイン・配布物の設置
✓本部・インフォメーションの設置
✓設営、運営、来場者対応
✓トラブル・緊急対応

 

6.振り返り

無事にイベントが終了したら、必ず振り返りを行いましょう。来場者アンケートなどを活用することで、イベントの効果を客観的に確認することができます。また、運営側でも良かったことや改善すべきことを記録しておくことで、次回のイベント企画時に活かすことができます。

✓来場者数や反応の集計
✓実施時の様子の共有
✓来賓・ゲスト等へのお礼や報告書作成
✓次回に向けての改善点の整理

 

まとめ

成功のカギは「目的を忘れないこと」

イベントの成否は、コンテンツや来場人数の多さではなく、「目的が達成できたかどうか」で判断すべきです。
どんなに小さなイベントでも、「誰の、どんな行動を引き出すか」を軸に考えれば、価値のあるものになります。

とはいえ、企業・自治体の担当者様だけでイベントを企画・運営するのは大変です。弊社では様々なイベントの運営実績がありますので、ぜひお気軽にお問合せください。

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一緒に最大限の効果が得られるイベント実施を目指しましょう！